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マージフィールドの活用について
今回は前回のマージ変数に引き続き、レイアウト上でのマージフィールドの活用についてです。
まずはヘルプページ記載の概要と配置方法についてご確認ください。
レイアウト上でのマージフィールドの配置
マージフィールドを使用すると、フィールドデータと定型書簡、ラベル、封筒、契約書といったドキュメントのテキストを組み合わせることができます。マージフィールドはテキストブロックで作成するので、固定のテキストとフィールドデータを同時に使用することができます。
マージフィールドは、各レコードのフィールドに含まれるテキストの長さに合わせて拡大/縮小されます。
次に例を示します:
- フィールド <<氏名>> が「様」というテキストの前にある場合 (つまり「<<氏名>>様」)、「氏名」フィールドに「田中純生」というテキストが入力されていると、ブラウズモードまたはプレビューモードでは「田中純生様」と表示されます。
- マージフィールド自体が 1 行のテキストである場合は、そのマージフィールドに表示するデータがないと (宛先ラベルの「住所 2」フィールドにデータがない場合など)、テキストブロックから空の行が取り除かれ、テキストが見やすくなります。
レイアウト上にマージフィールドを配置するには:
- レイアウトモードで次の操作を行います:
- マージフィールドを含む新しいテキストブロックを作成するには、矢印のポインタでテキストブロックを表示する位置をクリックします。
- 既存のテキストブロックにマージフィールドを挿入するには、ステータスツールバーのテキストツール をクリックしてから、テキストブロック内をクリックしてマージフィールドを挿入する位置に挿入ポイントを配置します。
- [挿入] メニュー > [マージフィールド…] を選択します。
- [フィールド指定] ダイアログボックスで、挿入するフィールドを選択します。関連テーブルのフィールドを選択するには、フィールド一覧の上にあるテーブル一覧からテーブルを選択します。または [データベースの管理] を選択して、新しいフィールド、テーブル、またはリレーションシップを作成します。
- [OK] をクリックします。テキストブロック内に二重の半角山形カッコ (<<) と (>>) で囲まれたフィールド名が表示されます。
- クイック検索に対してマージフィールドを有効または無効にするかどうかを選択します。詳細については、クイック検索の設定を参照してください。デフォルトでは、マージフィールドは検索に含まれています。
上記の画像では、3箇所でマージフィールドを活用しています。
①… 顧客名称・担当者
顧客名、特に会社名となると、文字数が各顧客バラバラであるため、マージフィールドが特に有効活用できます。どの長さに合わせて”様”を置こうか..というところに悩まずとも、フィールド内容の長さに応じて拡大/縮小できるため、美しい形で配置することができます。
②… 住所欄
住所に関しては、番地やマンション名の有無などレコードによって様々であることが多いです。マージフィールドにしておけば、値がない場合は空の行を取り除いて表示できるのでスマートで自然なレイアウトになります。
③… 金額欄
金額も桁の数によってフィールドの幅を決めるのが難しい欄となります。
確定金額の前後につけたい ” ¥/ – ” ですが、フィールドのインスペクタ設定では前後どちらかの設定しかすることができません。
例えば
¥5,000 –
のようになってしまうとカッコ悪いですよね。
マージフィールドを使用すれば何桁の場合でも綺麗に
¥5,000-
と表示することができます。
とても便利な機能ですのでぜひご活用ください♪
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