パッケージ開発事例

イベント予約システム

モデルの詳細画面編集のサンプル
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イベント運営にまつわる無駄な業務を、減らしたい!

より多くの経験を積みたいモデルと、より優れた成果物を撮影したいクライアント(フォトグラファー/写真家)。
この二者をマッチングするのためのWebサービスはさまざまに存在します。

ですが、モデルの都合を調整したり、クライアントさんの予約や支払を管理するのは、
結局そのWebサービスを管理するスタッフ・社員です。
Webサイトだけが立派に見えても、その後ろのスタッフが行う業務のほとんどが手作業のままでは、
効率的なイベント運営は決して成り立ちません。

Webサービスを活用するビジネスだからこそ、
Webサイトの管理と、バックエンド業務の効率化は、
両方同時に達成されなければならないのです。

これらを同時に解決するのが、
このたびご紹介するカワイ事務機の「イベント運営システム」です。

考えるデスクワーカーのイメージ画像

また会員Webサイトの細かい編集にまる一日を費やさなければならないのでしょうか? 電話予約やメール予約を、イベントのスケジュールのために処理しているだけで、日々が過ぎていませんか?

そうした非効率な状態から、簡単に、低コストで抜け出せる手段があると知ったら、いかがでしょう?

カワイの「イベント運営システム」には、撮影会イベントのように“個人同士がスケジュールをすり合わせて参加する”タイプの、様々なイベント運営を効率化する機能が組み込まれています。

「イベント運営システム」を活用すれば、アナログな書類管理やメール連絡、Excelと向き合う作業は、ほとんど不要になります。

【図解】「イベント運営システム」の概略

モデル登録からイベント当日までの流れ図
※クリックすると拡大表示されます。
フリーランスモデルが仕事について考えているイメージ画像

フリーランスのモデルのプロフィールやスケジュールを管理し、クライアントに適切に伝えることも、イベント運営のしごとの一つです。

こうした情報も、「イベント運営システム」でなら簡単に管理できます。基本的な情報を入力してしまえば、後はその情報を必要な業務に呼び出して再利用できるようになります。Webサイトに投稿するのも、ワンボタンで済みます。

イベントのたびに、モデルはシフトの状況をスムーズに運営に伝えることができます。そしてその情報は、“自動で” Webの告知ページに反映させられます。

特別な係が張り付いて、モデルのスケジュールを足したり消したりするような煩雑な業務は、まるごと無くしてしまいましょう。

【画面サンプル】モデル台帳の管理とWebサイトへのプロフィール投稿

ユーザ管理画面に必要事項を入力した後、「投稿」ボタンを押します。必要事項は、ご要望に応じて柔軟にカスタマイズ可能です。

モデルの詳細画面編集のサンプル
※クリックして拡大表示

対応するサイトのページのモデル一覧に、登録モデルの個別ページが生成されます。すでにページがある場合は、情報が更新されます。

モデル一覧のサンプル画像
※クリックして拡大表示

写真やプロフィール、ボタン付きのSNSリンクなど、公開用に設定した情報のすべてが、Webページにすべて出力されます。

webサイトに出力された個別モデルのプロフィールページ
※クリックして拡大表示
フォトセッション風景のイメージ画像(竹林に佇む浴衣の女性)

クライアントの予約情報を、未だにExcelで手入力していませんか。

「イベント運営システム」なら、会員メンバーとなったクライアントの情報はすべて申込時に自動で取得できます。クライアント側と運営側、双方が安心して申込情報を確認しあえる環境がととのっています。

さらには、事前決済システムを組込むことで、イベントの売上計算自体を完全キャッシュレスにすることさえ可能です。

【図解】イベント申込みページの自動生成

イベントページ投稿の仕組みを図解する
※クリックすると拡大表示されます

【図解】イベント申込みページから参加登録まで

クライアント様登録プロセスについての流れ図
※クリックすると拡大表示されます
フォトセッション風景のイメージ画像

撮影会本番

当日の支払情報は「イベント運営システム」がすべて計算しています。現地決済を希望されるお客様にも対応可能です。

さらにペイメントシステムを別途導入することで、事前のクレジット決済やQRコード決済にも対応できるようになります。これらの決済業務も、既存のシステムと連携する形で違和感なく組込むことができます。

 

オフィスワークをする社員のイメージ画像

決算、支払、レポート提出……以前はすべてひとつひとつ書き起こしていた作業も、システム導入後はほとんど機械がやってくれます。

スタッフがする仕事はごくわずか。どの情報が必要かを選んで、出力ボタンを押すだけです。

閲覧するのも、PDFレポートを送付するのも、お手元のいつものPC端末から簡単にできます。システムの中に社内メール機能を組み込むことだって可能です。

事務処理に明け暮れていた時間は、こうしてまるまるスタッフと経営者の手元に残りました。この時間は、モデルさんやクライアントさんへのより高度なサービスを検討する時間に、あるいはさらなる長期的なビジョンに基づいたプロジェクトを実行する時間に、活用できます。

他業種へのさらなる応用・カスタマイズも承ります

ここまでは撮影会を運営する企業さまに向けた説明をしてまいりました。
ところでこのシステムは、よく似た業務モデルの他業種のシステムとしても、カスタマイズすることが可能となっております。

弊社より提案するユースケースとしては、以下のような事業者のみなさまを想定しております。
いずれも個人のお客様に対して、スタッフとスケジューリングしてサービスを提供する種類の業務です。
少しのカスタマイズを行うだけで、皆さまの業務の効率化に役立つツールをご提供することが可能です。

ヘアサロンの業務イメージ
美容室の予約&会計システムに。
スポーツジムポータルサイト用画像
パーソナルトレーニングの予約システムに。
歯科クリニックの診察風景イメージ
歯科・病院の予約受付システムに。

機能と価格

機能一覧
モデル管理・兼・Webデータベース投稿

姓名(芸名)・公表プロフィール・写真・SNSリンク(Twitter, Instagram, Facebook等)のデータベース管理
およびそれらのデータを対応Webサイトに新規投稿・更新するワンボタン機能

クライアント管管理・兼・予約情報自動取得顧客リスト・顧客個票・顧客担当者・最終訪問歴表示・顧客リスト検索・顧客関連機器
レポートの自動生成全体日報自動生成・社員別日報自動生成・売上実績自動生成・見積書自動生成・その他業務上必要な帳票の自動生成
その他ユーティリティスタッフ用タイムカード&スケジュール共有システム
導入費用
料金【基本パッケージ開発費用】800,000円
& 機能カスタマイズに応じて要相談

他の開発実績

受発注システム [ EC Sync ]

ECサイト単体では煩雑になりがちな受注後の事務処理(受付履歴・勘定・伝票作成・郵送業務・売上レポート作成等)すべてを効率化するツールです。

送迎管理システム

– セラピスト送迎システム –
運送会社のような高額な機材を一切導入せずに、ふだんの業務に位置情報共有システムを導入できる、斬新なソリューションです。

CRM行動管理システム

– 営業、メンテナンスシステム –
営業・サービス等の外回り業務のオンライン化にも対応した、総合的な組織経営サポートツールです。

お墓管理システム [ hana ]

– 墓花代行サービスシステム –
お墓掃除代行サービスにおける台帳の管理やタスクの管理、さらに請求業務までも一元的に管理できるパッケージです。

KWI会員管理

名簿管理、登録会員へのメッセージ・メール等の一斉配信、年会費の入金管理など、会員管理に関わる煩雑な業務すべてを自動化します。

KWI見積作成

見積書の作成から進捗管理まで、必要な機能をすべて備えた見積書作成システムです。

葬儀管理システム

– 葬儀社向け見積,施工,請求管理 –
葬儀プランを構成する複雑な商品・サービスをデータベース化し、様々な書面作成手続きをデジタル化することで、喪家(葬家)の方々との打ち合わせの負担を大幅に軽減しました。

点滴ラベル管理

– 点滴注射のラベル印刷 –
施設区分・輸液区分・単位・有効無効の状況などを一覧でわかりやすく管理。患者ごとに異なる投与期間を設定したラベルをかんたんに印刷できます。

美容室受発注システム

複数店舗を束ねるディーラー様向けに開発した、受注管理システムです。各店舗の発注情報を一元管理し、出荷指示書や納品書を自動作成します。

販売管理

得意先マスターや商品マスター、受注・請求など、販売に関わるデータを一元管理。そのデータを元に、集計・分析を行い販売戦略の立案に役立てられます。

かんたんラベル

会報を送付する為の送り状や宛先ラベルの作成や年会費の請求書作成など、大人数の情報を扱う定型的な印刷・郵送事務を快適に終わらせることができます。

シラバスシステム

複雑な時間割のカリキュラムにも対応したシラバスシステムです。大学・市民講座・スポーツジム・オンラインスクールなどに。