イベント運営にまつわる無駄な業務を、減らしたい！
より多くの経験を積みたいモデルと、より優れた成果物を撮影したいクライアント（フォトグラファー／写真家）。
この二者をマッチングするのためのWebサービスはさまざまに存在します。
ですが、モデルの都合を調整したり、クライアントさんの予約や支払を管理するのは、
結局そのWebサービスを管理するスタッフ・社員です。
Webサイトだけが立派に見えても、その後ろのスタッフが行う業務のほとんどが手作業のままでは、
効率的なイベント運営は決して成り立ちません。
Webサービスを活用するビジネスだからこそ、
Webサイトの管理と、バックエンド業務の効率化は、
両方同時に達成されなければならないのです。
これらを同時に解決するのが、
このたびご紹介するカワイ事務機の「イベント運営システム」です。
また会員Webサイトの細かい編集にまる一日を費やさなければならないのでしょうか？ 電話予約やメール予約を、イベントのスケジュールのために処理しているだけで、日々が過ぎていませんか？
そうした非効率な状態から、簡単に、低コストで抜け出せる手段があると知ったら、いかがでしょう？
カワイの「イベント運営システム」には、撮影会イベントのように“個人同士がスケジュールをすり合わせて参加する”タイプの、様々なイベント運営を効率化する機能が組み込まれています。
「イベント運営システム」を活用すれば、アナログな書類管理やメール連絡、Excelと向き合う作業は、ほとんど不要になります。
【図解】「イベント運営システム」の概略
フリーランスのモデルのプロフィールやスケジュールを管理し、クライアントに適切に伝えることも、イベント運営のしごとの一つです。
こうした情報も、「イベント運営システム」でなら簡単に管理できます。基本的な情報を入力してしまえば、後はその情報を必要な業務に呼び出して再利用できるようになります。Webサイトに投稿するのも、ワンボタンで済みます。
イベントのたびに、モデルはシフトの状況をスムーズに運営に伝えることができます。そしてその情報は、“自動で” Webの告知ページに反映させられます。
特別な係が張り付いて、モデルのスケジュールを足したり消したりするような煩雑な業務は、まるごと無くしてしまいましょう。
【画面サンプル】モデル台帳の管理とWebサイトへのプロフィール投稿
ユーザ管理画面に必要事項を入力した後、「投稿」ボタンを押します。必要事項は、ご要望に応じて柔軟にカスタマイズ可能です。
対応するサイトのページのモデル一覧に、登録モデルの個別ページが生成されます。すでにページがある場合は、情報が更新されます。
写真やプロフィール、ボタン付きのSNSリンクなど、公開用に設定した情報のすべてが、Webページにすべて出力されます。
クライアントの予約情報を、未だにExcelで手入力していませんか。
「イベント運営システム」なら、会員メンバーとなったクライアントの情報はすべて申込時に自動で取得できます。クライアント側と運営側、双方が安心して申込情報を確認しあえる環境がととのっています。
さらには、事前決済システムを組込むことで、イベントの売上計算自体を完全キャッシュレスにすることさえ可能です。
【図解】イベント申込みページの自動生成
【図解】イベント申込みページから参加登録まで
撮影会本番
当日の支払情報は「イベント運営システム」がすべて計算しています。現地決済を希望されるお客様にも対応可能です。
さらにペイメントシステムを別途導入することで、事前のクレジット決済やQRコード決済にも対応できるようになります。これらの決済業務も、既存のシステムと連携する形で違和感なく組込むことができます。
決算、支払、レポート提出……以前はすべてひとつひとつ書き起こしていた作業も、システム導入後はほとんど機械がやってくれます。
スタッフがする仕事はごくわずか。どの情報が必要かを選んで、出力ボタンを押すだけです。
閲覧するのも、PDFレポートを送付するのも、お手元のいつものPC端末から簡単にできます。システムの中に社内メール機能を組み込むことだって可能です。
事務処理に明け暮れていた時間は、こうしてまるまるスタッフと経営者の手元に残りました。この時間は、モデルさんやクライアントさんへのより高度なサービスを検討する時間に、あるいはさらなる長期的なビジョンに基づいたプロジェクトを実行する時間に、活用できます。
他業種へのさらなる応用・カスタマイズも承ります
ここまでは撮影会を運営する企業さまに向けた説明をしてまいりました。
ところでこのシステムは、よく似た業務モデルの他業種のシステムとしても、カスタマイズすることが可能となっております。
弊社より提案するユースケースとしては、以下のような事業者のみなさまを想定しております。
いずれも個人のお客様に対して、スタッフとスケジューリングしてサービスを提供する種類の業務です。
少しのカスタマイズを行うだけで、皆さまの業務の効率化に役立つツールをご提供することが可能です。
機能と価格
機能一覧
| モデル管理・兼・Webデータベース投稿 | 姓名（芸名）・公表プロフィール・写真・SNSリンク（Twitter, Instagram, Facebook等）のデータベース管理 およびそれらのデータを対応Webサイトに新規投稿・更新するワンボタン機能 |
| クライアント管管理・兼・予約情報自動取得 | 顧客リスト・顧客個票・顧客担当者・最終訪問歴表示・顧客リスト検索・顧客関連機器 |
| レポートの自動生成 | 全体日報自動生成・社員別日報自動生成・売上実績自動生成・見積書自動生成・その他業務上必要な帳票の自動生成 |
| その他ユーティリティ | スタッフ用タイムカード＆スケジュール共有システム |
導入費用
| 料金 | 【基本パッケージ開発費用】800,000円 ＆ 機能カスタマイズに応じて要相談 |
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