カワイ事務機株式会社のDXの取り組み

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基幹システムの活用で業務時間を 80%カット
業務効率化 のススメ

当初の業務形態

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オンプレミス(社内サーバー)

・サーバー接続は社内のみ(セキュリティの為)

・拠点間はVPN接続(外部からは見えない)

・出社時と帰社時に社内にて入力を行う

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紙ベースの業務形態

日報:毎日出力(紙に記入したものを帰社後に入力)

レポート:毎日帰社後にレポートに基づいて入力作業+バインダー保管

車両管理:毎日記入(メータ・距離・行き先・駐車代・ガソリン代)

経費精算:記入+領収書の貼り付け

顧客資料:全て印刷して持参

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外出前/帰社後の作業量の偏り

・手書きの日報やレポート、車両管理、経費精算等を帰社後に記入

・管理のための資料が多く、二度手間な記入作業も

・顧客 / 機器等の調べごとが多いため、時間がかかる 

・提出後は業務担当者の事務処理が必要

・業務時間内に終わらず、残業になることも…

社員の声

外出先で顧客詳細を見たい
・訪問前に最新の顧客情報が見たい
・商談履歴、訪問履歴、修理履歴等を現場で確認したい
・翌日以降の訪問計画を外出中に把握したい

外出先で業務処理がしたい
・日報記録をアポイント後すぐに記録したい
・経費精算や車両記録を帰社後に記録するのが手間
・経費/車両記録の共通データを活用できないかな?
・使い慣れたスマホでの入力ができれば便利だな
・外出中のスキマ時間に事務作業ができたら…

業務改革①
クラウドサーバーに移行し必要な情報が社外でも確認できるように!

+ α  セキュリティ対策

・社員の情報漏洩防止の為、セキュリティ対策の教育
・社内ネットワークと管理システムを分離しセキュリティレベルを上げる
・SSLで通信を暗号化しセキュリティ強化
・ログイン管理(日時、場所等の管理)・権限に応じた閲覧制限

業務改革②
スマホ活用で業務時間を削減

・訪問予定は全てスマホ管理
・現地で作業日報の入力
・勤怠や車両台帳、経費生産もスマホ・PC対応

・入力作業は現地で完了しているため帰社後の業務時間を大幅に削減

・書類の受け渡しがなくなり、営業担当も事務担当も負担が軽減

◎ 訪問担当者の業務時間:80% 削減
( 80分 → 10分 *個人差あり )

◎ スマホで顧客、行動、機器等詳細情報を確認する事ができる為、顧客サービスも向上

業務改革後の更なる課題

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見積業務フロー改善

[ 従来のフロー: 見積作成 → 紙申請書印刷 → 上司承認 → 見積書印刷 → 顧客訪問 or 見積書FAX or メール添付 → 書面またはFAX / メールで注文書受付 → 上司に確認メール送付 → 確認後、成約  ]

承認プロセスや顧客への提出において、紙出力/電子化/メール作成等、各自個人が作業しなければならず時間がかかってしまい、作業に携わる担当者負担に

メール送信時の文章作成、宛先の確認等、情報漏洩のないように気を張る必要も… 

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事務担当者の負担は変わらず

・電話での受付業務 → 記録
・請求書等書類は紙で発行 / 管理
・郵送 / メールの作成管理

社員の声②

社内業務をもっと効率化したい
・請求書を電子化できないか
・スキマ時間にどこでも見積依頼や注文書確認ができたら..

事務担当の業務も削減できないか
・外交担当の処理後の作業をしていると残業になってしまう..
・依頼書、見積書、請求書、精算書…書類の整理が大変

+α   DX改善

WEB連携( LINE通知 / マイページ機能)
による業務プロセスの改善

例1. 見積管理

無題の図形描画 (4)

LINEで申請通知 / 見積書提示をWeb経由に

見積書申請をLINEで通知
→ 上司は場所を選ばず確認が可能
→ 紙印刷や承認印の廃止

顧客への見積書提出時はマイページにアップロード
→ 印刷やスキャン等不要
→ 宛先指定やメール文章の作成も不要

◎ 業務時間を 80% 以上削減

( 60分程度 → 10分程度  *個人差あり )

例1. 見積管理

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注文書フロー改善

マイページ上に注文書提出フォームを設置
→ 顧客側は見積案件を選び、ファイルを添付するだけ
→ 顧客からのアップロード後LINE通知され、すぐに内容を確認できる

◎ 業務時間を 90% 以上削減

( 15分程度   → 1分程度  *個人差あり )

例2. 請求管理

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請求書をWEB上にアップロード

自動で請求書を作成、ワンクリックでマイページ上にアップロード
→ 顧客に自動でメール通知が届き、いつでもダウンロードできる状態に

◎ 業務時間を 70% 以上削減

( 10分程度   → 3分程度  *個人差あり )

例3. 修理依頼受付

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WEB経由での依頼受付

マイページからの依頼により受付業務が短縮
→ 即座に顧客情報と紐づき対応が迅速に
→ 担当者へのスピーディーな連絡と対応
→ 顧客にとっても、いつでも依頼ができ進捗も確認できる便利ツールに

◎ 業務時間を 60% 以上削減

( 12分程度   → 5分程度  *個人差あり )

DX化で業務効率を大幅にUP!

 

・業務改善したいけど、何からすればいいかわからない…
・業務効率を上げようと取り組んでいるがいまいち成果が出ない

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