“行動管理”

”カワイ事務機が満を持してお届けする
統合的な業務管理&業務自動化システム”

システム概要

外回り業務を含む組織活動の効率化を強力にサポートします

・「行動管理」は、営業や技術サポートなどの「外回り」業務を基幹事業とする業態に向けた「業務支援システム」(SFA)と、顧客情報とその他の業務情報の高度な連携を実現する「顧客管理システム」(CRM)、これら2分野の機能を兼ね備えた、総合的な組織経営サポートツールです。

・業務用複合機など、OA機器メンテナンスに関する自社の外回り業務の長年取り組み、最適化を重ねてきたカワイ事務機だからこそ開発できる、信頼性の高い業務効率化パッケージとなっています。

・これまで多大な労力をかけて作成してきた業務日報や会計報告、見積書などのペーパーワークの大半を、業務フローに沿った形で大幅に自動化。社員の本来の能力を、より重要な案件へと向かわせるための、新たな武器となります。

こんな用途におすすめ

1. 電話受付から自動化をはじめませんか:
【CTI/電話連携システム】

・お客様から電話を受け取った瞬間、データベースに電話番号が登録されます。

・すでにデータベース登録済みのお客様であれば、電話番号と照合した顧客台帳が、電話の鳴った瞬間に紐付けられます。お客様が現在どのようなステータスであるか、営業やサービスが関わった日付や業務内容はいつかが、すぐに閲覧できます。

(※本機能の設置にあたっては、御社の電話システムに端末を設置する手続きが必要となります。)

2. 顧客台帳から業務履歴を自動生成:
【CRM/顧客台帳管理システム】

・電話対応が終わった後に、顧客台帳を改めて確認してみることになります。お客様がお得意様であった場合、最後に営業やサービスで訪問したのがいつ頃だったかが顧客レコードごとに一覧になって表示されます。

・本来もっとサポートすべきお客様のところへ通っていなかったか。あるいは、特定のお客様のところへ担当が通いすぎていないか。そうした情報はこのリストで可視化されます。

・会社経営が長期化するにつれ、会社の業務に関わるデータは、いつでも検索可能な履歴として蓄積され続けます。正確に記録し続けたデータは、経営方針を見直すための、信頼できる資料でありつづけます。

3. 今のタスクが何か、出先でいつでも確認:
【タスク管理システム】

・顧客台帳と紐付けられたさまざまな業務は「タスク」というカテゴリで切り出され、外回りのチームも最新の情報が確認できます。

・スマートフォンやタブレットにFilemaker Go 19 をインストールするすることで、自社デスクと遜色ない環境で、データベースの閲覧・検索・編集ができます。

・会社の内外がともに1つの課題リストを確認できるようになり、取り組むべき課題がいま何であるか、全員が意識して取り組めるようになります。

4. 個々の業務行動を克明に追跡できる:
【行動管理システム】

・いつ・どこで・社員の誰が・何を・どのように実行したのか、それを無駄なく最小の手間で報告できる。それが「行動管理システム」です。

・出先で報告した行動履歴は、社員自身の日報を自動生成する材料となります。サービスに専念した一日の終わりに、改めて日報を書く時間を確保せずに済みます。社員はそのぶんを本来の業務に集中させることができます!

・リモートワークにより社員同士がつねに同じ部屋で勤務することが当たり前でなくなった時代でも、リアルタイムで行動履歴が更新されることで、仕事の成果を把握し合い、相互に信頼して業務を進めてゆくことができます。これも「行動管理システム」の大きなメリットです。

 

5. 記録から日報や見積書を自動生成:
【業務書類自動化システム】

・片付けたい仕事があるのに、提出書類の執筆に時間を取られていませんか。会社全体の業績が思うように伸びないのは、日報・売上伝票・納品書・見積書・郵送伝票など、ルーティーン化できるはずのさまざまな書類に時間を奪われているからかもしれません。

・書類をつくるたびに表計算アプリを加工する必要はもうありません。欲しい書類をワンボタンで即座にcsv化・PDF化して、重要な情報の共有を一瞬で終わらせてしまいましょう。

・空いた時間でさらなる営業を仕掛けてもよいですし、技術的な学習時間や、新しい企画の打ち合わせ時間に当てることもできるでしょう。重要なことは、全社員が煩わしいけれど避けがたい書類仕事から解放されることで、会社が活気づき、業績向上への期待が高まることです。

6. 取扱商品のステータスを一挙に把握する:
【機器(等)台帳システム】

・上記システムはすべての事業形態に共通するものです。しかしながら、特定の業種では、レンタルリース契約など、自社に関わる資産の状態を一年中管理しなければならないこともあります。

・行動管理パッケージでは、この機器等の資産のデータも管理することができます。(カワイ事務機がOA機器の整備部門を持っているため、開発できました)

・資産は「顧客」「タスク」「行動履歴」と結びついており、どの顧客のオフィスにどの機器が置かれているか、その修理等サポート業務のため訪問したのはいつで、その担当が誰か、その時の臨時の売上額はどのくらいか……といった情報など、知りたいことのすべてが閲覧できるようになっています。

機能と価格

機能一覧
CTI(電話連携システム)CTI待受・CTI履歴
顧客台帳顧客リスト・顧客個票・顧客担当者・最終訪問歴表示・顧客リスト検索・顧客関連機器
タスク管理顧客台帳連携・連絡内容&活動目的記入欄・訪問対応等料金案内・行動履歴連携・部品伝票連携・メール送付・作業完了報告書自動出力・関連ファイル格納
行動管理顧客台帳連携・出張訪問先表示・予定日付・開始時間・終了時間・経過時間自動計算・icsファイルインポート・作業完了レポート自動生成・メールテンプレート呼び出し&メール送付・タスク完了状況の表示・(対象機器連携)
カレンダータスク&行動管理連携・予定日超過時強調表示・行動履歴のカレンダー内リスト化
機器台帳(Optional)機器基本情報・機器設置先情報(顧客台帳連携)・機器ステータス・最終メンテナンス日表示・契約カテゴリ・手数料/修理費等コスト表示
データ自動生成全体日報自動生成・社員別日報自動生成・売上実績自動生成・見積書自動生成・その他業務上必要な帳票の自動生成
その他ユーティリティタイムカード&在籍確認システム
導入費用
料金個別相談となります 

 

システム要件

システム(OS)条件
WindowsWindows 10 Pro Edition
Windows 10 Enterprise Edition
32 ビットおよび 64 ビット
Fall Creators Update
Windows 8.1 Standard Edition
Windows 8.1 Pro Edition
更新プログラム KB2919355 および
KB2999226
MacmacOS  Catalina 10.15 
macOS Mojave 10.14 
ハードウェアの必要条件
 必要条件推奨条件
WindowsCPU:1 GHz 以上の 32 ビット (x86) プロセッサまたは 64 ビット (x64) プロセッサ
RAM:1 GB
CPU:1 GHz 以上の 32 ビット (x86) プロセッサまたは 64 ビット (x64) プロセッサ
RAM:2 GB 以上
MacRAM:2 GBRAM:4 GB 以上

 

画面サンプル

Claris Partner
カワイ事務機はClaris社(旧FileMaker社)と正式にビジネスパートナー契約を結んでおり、認可を受けている企業です。

Claris、FileMaker、およびファイルメーカーは、Claris International Inc. の米国および/またはその他の国における登録商標です。
Claris FileMaker WebDirect は、Claris International Inc. の商標です。


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