Case01:外回り勤務での活用事例

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「思うように営業成績が上がらない」
「業務書類は提出してもらっているが、分析がうまくいかない」
「書類の業務で残業が増え続けている」

……こんな声が現場のスタッフから上がっていませんか。

カワイ事務機は、こうした問題を一挙に解決できる
統合的なITソリューション「行動管理」を
開発・提供しています。

このページでは、「行動管理」を導入した場合のビジネスシーンで、社員が一日のびのびと効率的に働く現場を、ご紹介します。

「顧客情報を調べるのにいつも時間がかかってしまう」
「顧客の訪問履歴や現状を一目で把握できるツールが欲しい」
「内部で作成した書類を外交にすぐに渡したい」

……こんなお悩み、抱えていませんか?

カワイ事務機は、こうした問題を一挙に解決できる
統合的なITソリューション「行動管理」を開発・提供しています。

このページでは、「行動管理」を用いた
便利で効率的な機能をご紹介します。

※掲載画像は、全てデモデータです。

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場所を選ばないスケジュール管理

朝、まずは行動管理システムを開いて、スケジュールを確認します。

この確認作業は、業態によってはオフィス内で開始することもあれば、はじめから自宅やカフェなどで行うこともできます。 「行動管理」には勤怠用のタイムカード・システムも組み込まれているからです。

「タスク」に紐づいた自分の担当の「行動」を押さえておきます。もしリスケジューリングが発生していたなら、この時にシステム上で修正を加えます。そうして外回りで仕事をこなしてゆくための完璧なスケジュール表が、画面上で完成します。

ペーパーレスで身軽に行動

準備が終われば、行動開始です。
訪問先へ向かう準備をします。

書類はお客様に関わる最低限の資料だけ。
社内関係の業務書類としていつも抱えていた紙束は、もうほとんどが「行動管理」の中で処理できるようになっています。

ノートPCとスマートフォン、最小限の筆記用具だけを鞄に入れて、さあ出発です。
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図:「行動管理」スマートフォン版の画面例

アプリで必要な情報を簡単にチェック

外回り中は、なかなかノートPCを開くチャンスがありません。
けれど「行動管理」なら大丈夫。
Claris Filemaker Go® と連携して、サーバ上の自社システムにいつでもアクセスできます。

出発前に整理したタスクや TODO を、スマホ1本でいつでも移動中に見直せます。
さらにはスマホ版の「行動管理」画面だけで、完璧に仕事をこなして一日を終えることだって、決して不可能ではありません。

報告も出先で完成、新たな勤務スタイルへ

スマートフォンやノートPCで「行動管理」の入力ができるようになったことで、出先と移動の間に、その日の報告をすべて仕上げられます。

帰社後の事務がゼロとなれば、そのまま外回りのメンバーが会社を経由せず直帰できる体制を作ることもできます。

紙の書類を始末しなければ退勤できなかった時代、 義務的に社屋に戻らなければならなかった勤務スタイルとは、 もうおさらばです!
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徹底した顧客管理で計画的な攻めの対応を

「行動管理」には、得意先への最終訪問日も、精確に記録されています。

もしこれまで、その日の営業先を漫然と各人の勘に頼って決めていたのならば、そうした場当たり的な管理はそろそろ終わらせる頃合いです。

一ヶ月ごと、三ヶ月ごと、半年ごとに、訪問していない得意先を優先的にリストアップ。
直近の外回りスケジュールに、あてはまる顧客を優先的に組み込み、訪問してゆくことができます。

お客様からの問い合わせがあるまで、待ちの姿勢に入る必要はありません。
「行動管理」のデータベースをフル活用すれば、顧客との関係をさらに良いものにしてゆけます。
2020年以降、コロナウイルス流行に対応するかたちで、多くの企業がリモートワークへの対応に迫られてきました。

ですが、リモートワークを実現させるためには、社員の仕事の成果を集約する確かなオンライン管理システムがなければなりません。
この整備が間に合わないために、矛盾を感じつつも社員を未だに出社させ続けている会社も少なくありません。

カワイの「行動管理」は、2020年代のリモートワークの時代に適した主要な社内マネジメントを一通り揃えています。
勤怠管理、社内メールの一斉送付、社員全員のスケジュールカレンダー……。
管理職と一般社員の双方が、対面しないままでも進捗や成果を精確に把握し合えます。

最新の時代にもっともふさわしい働き方を、導入してゆきませんか。
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