行動管理システムが社員のビジネスを変える。(タイトルロゴ)

Case02:内勤での活用事例

「顧客情報を調べるのにいつも時間がかかってしまう」
「顧客の訪問履歴や現状を一目で把握できるツールが欲しい」
「内部で作成した書類を外にすぐに渡したい」

……こんなお悩み、抱えていませんか?

カワイ事務機は、こうした問題を一挙に解決できる
統合的なITソリューション「行動管理」を開発・提供しています。

このページでは、「行動管理」を用いた
便利で効率的な機能をご紹介します。

※掲載画像は、全てデモデータです。

「顧客情報を調べるのにいつも時間がかかってしまう」
「顧客の訪問履歴や現状を一目で把握できるツールが欲しい」
「内部で作成した書類を外にすぐ渡したい」

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このページでは、「行動管理」を用いた
便利で効率的な機能をご紹介します。

※掲載画像は、全てデモデータです。

積み上がった業務書類の束を示すイメージ画像

電話受付

お客様から電話を受け取った際に、まず確認するのはCTI(電話連携)システム。

かかってきた番号はデータベースに自動登録されるのですが、データベース登録済みのお客様であれば、電話番号と照合した顧客台帳が、電話の鳴った瞬間に紐付けられ、画面に表示されます。

電話を取りながら、顧客情報をすぐに確認することもできます。基本情報だけでなく、あらゆるデータに紐づいている為、営業やサービス履歴、請求履歴などを即時に確認することができ、様々な用件に対して、スピーディーで正確な対応が可能です。

(※本機能の設置にあたっては、御社の電話システムに端末を設置する手続きが必要となります。)

情報連携

電話で受けた顧客からの依頼や、伝達すべき内容は、速やかに担当者に連絡しなければなりません。

メールを一から作成するとなると、{顧客名や連絡先だけでなく、過去のやりとりも明記した方がいいのかな…}などと、入力に時間がかかってしまうことはありませんか?

「行動管理システム」では、担当者へのメール作成・送信がデータベース上で可能。顧客に紐づく契約情報を自動でメール本文に記載することができます。タスク登録をしておくことで、連携漏れや対応漏れのリスクも防ぐことができます。

メールを受け取った担当者は、外出中でも「行動管理アプリ」にて情報を確認することができるので、スムーズな連携が可能となります。(詳しくは、事例01外回りの一日をご参照ください)

また、メールだけでなく、ワンクリックでLINEやSlackへの通知も可能です。

書類作成

渉外担当者が持って帰ってきた契約の、見積書や請求書の発行は、管理システムを用いれば簡単に作成ができます。

表計算アプリを用いることなくワンボタンで発行が可能です。

印刷はもちろん、データベース上でデータ保管することにより、担当者は外出中であっても見積書や契約書を確認することができ、商談をスムーズに進めることができます。

また、書類を探す手間や保管整理に時間をかける手間もなくなります。

 

顧客情報の管理

電話中の男性のイメージ画像

アフターフォロー

過去に修理や機器販売、取引を行った顧客のリストを時期や機器の種類毎に簡単に抽出することができる為、アフターフォローやアプローチが必要な対象先の絞り込みを簡単に行うことができます。

例えば、直近にやりとりのあった先へのアフター連絡や、旧製品を利用している先への新製品情報の配信を行うことができます。

あらゆる情報に基づいて、取引先や顧客へのきめ細やかなフォローが可能となるのです。

デスクに向かってPCで仕事をする女性のイメージ

デジタル化が進む今日、様々な企業において、 急速にペーパーレスが進められています。

ですが、単にペーパーレスになったからといって、 仕事が効率化するとは限りません。

情報が分散して保管されていたり、不慣れなまま表作成ソフトを使用したりすることで、却って時間がかかってしまうこともあるでしょう。

さらに、2020年代よりリモートワークの普及も進み、 社員同士が接する機会が減っていく中で、情報をデータベースで管理することは必要不可欠となって参りました。

カワイの「行動管理」は、時代に適した主要な社内マネジメントを一通り揃えています。

上記でご紹介したものだけでなく、勤怠管理、 社内メールの一斉送付、社員全員のスケジュールカレンダー……。

管理職と一般社員の双方が、対面しないままでも 進捗や成果を精確に把握し合えます。

最新の時代にもっともふさわしい働き方を、導入してゆきませんか。


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