“行動管理”

”カワイ事務機が満を持してお届けする
統合的な業務管理&業務自動化システム”

システム概要

外回り業務を含む組織活動の効率化を強力にサポートします

・「行動管理」は、営業や技術サポートなどの「外回り」業務を基幹事業とする業態に向けた「業務支援システム」(SFA)と、顧客情報とその他の業務情報の高度な連携を実現する「顧客管理システム」(CRM)、これら2分野の機能を兼ね備えた、総合的な組織経営サポートツールです。

・業務用複合機など、OA機器メンテナンスに関する自社の外回り業務の長年取り組み、最適化を重ねてきたカワイ事務機だからこそ開発できる、信頼性の高い業務効率化パッケージとなっています。

・これまで多大な労力をかけて作成してきた業務日報や会計報告、見積書などのペーパーワークの大半を、業務フローに沿った形で大幅に自動化。社員の本来の能力を、より重要な案件へと向かわせるための、新たな武器となります。

こんな用途におすすめ

1. 電話受付から自動化をはじめませんか:
【CTI/電話連携システム】

・お客様から電話を受け取った瞬間、データベースに電話番号が登録されます。

・すでにデータベース登録済みのお客様であれば、電話番号と照合した顧客台帳が、電話の鳴った瞬間に紐付けられます。お客様が現在どのようなステータスであるか、営業やサービスが関わった日付や業務内容はいつかが、すぐに閲覧できます。

(※本機能の設置にあたっては、御社の電話システムに端末を設置する手続きが必要となります。)

2. 顧客台帳から業務履歴を自動生成:
【CRM/顧客台帳管理システム】

・電話対応が終わった後に、顧客台帳を改めて確認してみることになります。お客様がお得意様であった場合、最後に営業やサービスで訪問したのがいつ頃だったかが顧客レコードごとに一覧になって表示されます。

・本来もっとサポートすべきお客様のところへ通っていなかったか。あるいは、特定のお客様のところへ担当が通いすぎていないか。そうした情報はこのリストで可視化されます。

・会社経営が長期化するにつれ、会社の業務に関わるデータは、いつでも検索可能な履歴として蓄積され続けます。正確に記録し続けたデータは、経営方針を見直すための、信頼できる資料でありつづけます。

3. 今のタスクが何か、出先でいつでも確認:
【タスク管理システム】

・顧客台帳と紐付けられたさまざまな業務は「タスク」というカテゴリで切り出され、外回りのチームも最新の情報が確認できます。

・スマートフォンやタブレットにFilemaker Go 19 をインストールするすることで、自社デスクと遜色ない環境で、データベースの閲覧・検索・編集ができます。

・会社の内外がともに1つの課題リストを確認できるようになり、取り組むべき課題がいま何であるか、全員が意識して取り組めるようになります。

4. 個々の業務行動を克明に追跡できる:
【行動管理システム】

・いつ・どこで・社員の誰が・何を・どのように実行したのか、それを無駄なく最小の手間で報告できる。それが「行動管理システム」です。

・出先で報告した行動履歴は、社員自身の日報を自動生成する材料となります。サービスに専念した一日の終わりに、改めて日報を書く時間を確保せずに済みます。社員はそのぶんを本来の業務に集中させることができます!

・リモートワークにより社員同士がつねに同じ部屋で勤務することが当たり前でなくなった時代でも、リアルタイムで行動履歴が更新されることで、仕事の成果を把握し合い、相互に信頼して業務を進めてゆくことができます。これも「行動管理システム」の大きなメリットです。

 

5. 記録から日報や見積書を自動生成:
【業務書類自動化システム】

・片付けたい仕事があるのに、提出書類の執筆に時間を取られていませんか。会社全体の業績が思うように伸びないのは、日報・売上伝票・納品書・見積書・郵送伝票など、ルーティーン化できるはずのさまざまな書類に時間を奪われているからかもしれません。

・書類をつくるたびに表計算アプリを加工する必要はもうありません。欲しい書類をワンボタンで即座にcsv化・PDF化して、重要な情報の共有を一瞬で終わらせてしまいましょう。

・空いた時間でさらなる営業を仕掛けてもよいですし、技術的な学習時間や、新しい企画の打ち合わせ時間に当てることもできるでしょう。重要なことは、全社員が煩わしいけれど避けがたい書類仕事から解放されることで、会社が活気づき、業績向上への期待が高まることです。

6. 取扱商品のステータスを一挙に把握する:
【機器(等)台帳システム】

・上記システムはすべての事業形態に共通するものです。しかしながら、特定の業種では、レンタルリース契約など、自社に関わる資産の状態を一年中管理しなければならないこともあります。

・行動管理パッケージでは、この機器等の資産のデータも管理することができます。(カワイ事務機がOA機器の整備部門を持っているため、開発できました)

・資産は「顧客」「タスク」「行動履歴」と結びついており、どの顧客のオフィスにどの機器が置かれているか、その修理等サポート業務のため訪問したのはいつで、その担当が誰か、その時の臨時の売上額はどのくらいか……といった情報など、知りたいことのすべてが閲覧できるようになっています。

機能と価格

機能一覧
CTI(電話連携システム)CTI待受・CTI履歴
顧客台帳顧客リスト・顧客個票・顧客担当者・最終訪問歴表示・顧客リスト検索・顧客関連機器
タスク管理顧客台帳連携・連絡内容&活動目的記入欄・訪問対応等料金案内・行動履歴連携・部品伝票連携・メール送付・作業完了報告書自動出力・関連ファイル格納
行動管理顧客台帳連携・出張訪問先表示・予定日付・開始時間・終了時間・経過時間自動計算・icsファイルインポート・作業完了レポート自動生成・メールテンプレート呼び出し&メール送付・タスク完了状況の表示・(対象機器連携)
カレンダータスク&行動管理連携・予定日超過時強調表示・行動履歴のカレンダー内リスト化
機器台帳(Optional)機器基本情報・機器設置先情報(顧客台帳連携)・機器ステータス・最終メンテナンス日表示・契約カテゴリ・手数料/修理費等コスト表示
データ自動生成全体日報自動生成・社員別日報自動生成・売上実績自動生成・見積書自動生成・その他業務上必要な帳票の自動生成
その他ユーティリティタイムカード&在籍確認システム
導入費用
料金個別相談となります 

 

システム要件

システム(OS)条件
WindowsWindows 10 Pro Edition
Windows 10 Enterprise Edition
32 ビットおよび 64 ビット
Fall Creators Update
Windows 8.1 Standard Edition
Windows 8.1 Pro Edition
更新プログラム KB2919355 および
KB2999226
MacmacOS  Catalina 10.15 
macOS Mojave 10.14 
ハードウェアの必要条件
 必要条件推奨条件
WindowsCPU:1 GHz 以上の 32 ビット (x86) プロセッサまたは 64 ビット (x64) プロセッサ
RAM:1 GB
CPU:1 GHz 以上の 32 ビット (x86) プロセッサまたは 64 ビット (x64) プロセッサ
RAM:2 GB 以上
MacRAM:2 GBRAM:4 GB 以上

 

画面サンプル

他の開発実績

予約送迎システム

個別の予約情報、カレンダー情報、そのどちらからでも、「ドライバーが今どこにいるか」を確認できます。 また業務スタイルに応じて、作業に従事しているスタッフの位置情報も、ドライバーと同じ地図内に表示させることが可能です。

hana

お墓掃除代行サービスにおける台帳の管理やタスクの管理、さらに請求業務までも一元的に管理できるパッケージです。 // お墓掃除代行サービスの登録はWEBと連携しており、WEBから登録された情報がリアルタイムでシステムに反映されます。

Staffing

派遣業務における登録スタッフの管理や求人の管理、さらに派遣先の情報などを一元的に管理できるパッケージです。 // スタッフの登録はWEBと連携しており、WEBブラウザから登録された情報がリアルタイムでシステムに反映されます。

KWI会員管理

新規入会や退会、登録内容の変更といった基本的な会員情報はもちろん「家族会員」などのグループの管理にも対応。登録会員へのメッセージやメール一斉配信、年会費の入金管理など日常業務をサポートする機能も充実しています。

KWI見積作成

見積書の作成から進捗管理まで、見積書に関わる機能を備えた見積書作成システムです。難しい設定は必要ありません。各種マスターは自動登録、導入したその日から使用できます。 // 将来の拡張にも柔軟に対応できます。小さく始め、大きく育てることができるパッケージです。

EC Sync

発注元である得意先向けの注文用サイト構築と、受注後の出荷、請求、在庫管理を実現します。電話やFAXによる注文をWeb化することで「聞き間違え」や「入力ミス」、確認作業などにより生じてきた手間やコストを大幅に削減します。またバックエンド業務も、自社の業務形態に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。

葬儀見積施工管理

葬儀プランを構成する商品・サービスをデータベースから簡単に呼び出すことができるため、喪家(葬家)の方々との打ち合わせの負担を大幅に軽減します。// 取引先への注文書出力や葬儀施行時の各種看板の印刷にも対応。 // 電子署名にも対応しています。重要書類の多くをデジタルデータで完結させることができます。

美容室向け受注管理

複数店舗を束ねるディーラー様向けに開発した、受注管理システムです。各店舗の発注情報を一元管理し、出荷指示書や納品書を自動作成できます。在庫と連動するため、面倒な棚卸業務の手間を軽減することも可能です。

Claris Partner
カワイ事務機はClaris社(旧FileMaker社)と正式にビジネスパートナー契約を結んでおり、認可を受けている企業です。

Claris、FileMaker、およびファイルメーカーは、Claris International Inc. の米国および/またはその他の国における登録商標です。
Claris FileMaker WebDirect は、Claris International Inc. の商標です。


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